El calentamiento del correo electrónico es un proceso crucial que no se puede omitir. Al fin y al cabo, se trata de construir una reputación como remitente.
Para las empresas SaaS, en particular, puede ser especialmente difícil debido al tamaño del mercado y al nivel de competencia.
Entonces, ¿cuánto tiempo se tarda en calentar un dominio de correo electrónico para las empresas SaaS? A continuación se muestra un calendario general:
- Configuración inicial (0-3 días): Esto implica aspectos técnicos como conectar los buzones de correo a la herramienta de calentamiento y configurar los registros de autenticación.
- Calentamiento de bajo volumen (1-2 semanas): Los correos electrónicos de calentamiento se envían en pequeñas cantidades, entre 10 y 50 al día. El objetivo es crear un compromiso constante y sostenible.
- Aumento gradual (2-4 semanas): Durante este periodo, el volumen de envío se incrementa a entre 100 y 300 correos electrónicos al día.
- Volumen completo (4-6 semanas): En este momento, la reputación del dominio ya ha alcanzado un estado estable y los especialistas en marketing pueden ampliar la capacidad de envío al máximo.
Si envías correos electrónicos en frío para tu empresa SaaS, de seguro dedicas mucho tiempo a redactar textos realmente buenos y a configurar flujos de trabajo completos.
Probablemente también consultes a menudo tus cifras: tasas de apertura, tasas de clics, ingresos por correo electrónico, clientes potenciales generados, etc.
No nos malinterpretes. Todas estas son partes muy importantes y esenciales de una estrategia de marketing por correo electrónico. Solo tenemos algunas preguntas para ti:
- ¿Tu dominio de correo electrónico está lo suficientemente preparado?
- ¿Tu dominio de correo electrónico está configurado para el éxito?
Para las empresas SaaS que utilizan el correo electrónico para generar clientes potenciales y comunicarse, calentar tu dominio de correo electrónico es el primer paso para asegurarte de que estos mensajes lleguen a la bandeja de entrada (y no a la carpeta de spam).
Por qué es crucial calentar un dominio de correo electrónico
El calentamiento del correo electrónico se refiere a la práctica de aumentar de forma progresiva el volumen de correos electrónicos enviados desde un dominio nuevo o infrautilizado con el fin de establecer una reputación de remitente favorable con los proveedores de servicios de correo electrónico.
Esto hará que sea más difícil que tus correos electrónicos sean marcados como spam y mejorará la capacidad de entrega a largo plazo.
En términos sencillos de entender, cuanto más caliente esté un dominio, mayores serán las posibilidades de que los correos electrónicos en frío lleguen a la bandeja de entrada.
Muchas empresas de SaaS destinan un presupuesto reducido al marketing por correo electrónico en comparación con otras iniciativas de marketing. Sin embargo, el retorno de la inversión en marketing por correo electrónico es de un vertiginoso 201 %.
¿Qué significa esto? Significa que calentar su dominio de correo electrónico es esencial cuando se trata de realizar contactos fríos por correo electrónico.
Aquí hay otras razones que explican por qué es importante calentar el dominio:
- Protege tu reputación como remitente. Los proveedores de servicios de correo electrónico, como Gmail, Outlook y Yahoo, supervisan las actividades de los remitentes para determinar su credibilidad. Sin un calentamiento adecuado, el envío masivo de correos electrónicos puede enviar una señal a los servidores de que eres un spammer. Esto puede dañar gravemente tu reputación e incluso hacer que te incluyan en una lista negra. Una buena reputación del dominio desempeña un papel clave en lo que respecta a la capacidad de entrega y la colocación en la bandeja de entrada, en especial para las empresas SaaS que dependen de medios digitales para comunicarse con sus clientes.
- Evita que los correos electrónicos terminen en la carpeta de spam. Una mala reputación hace que los correos electrónicos sean etiquetados como spam. Un calentamiento adecuado del correo electrónico ayuda a mejorar la colocación en la bandeja de entrada para garantizar que tus mensajes lleguen a los destinatarios previstos.
- Aumenta las tasas de interacción. Cuando tienes una alta interacción (aperturas, respuestas, clics), los ESP ven que eres un remitente legítimo, lo que a su vez mejora tu capacidad de entrega y la confianza con el tiempo. Con un aumento interanual del 6 % en las tasas de apertura (26,6 % en 2024), el marketing por correo electrónico supone tanto una oportunidad como un reto. Este dato muestra el potencial del marketing por correo electrónico para llegar a un gran número de personas y al mismo tiempo evidencia que la competencia es dura.
¿Cuál es el calendario de calentamiento del dominio de correo electrónico para las empresas SaaS?
El calendario para calentar un dominio de correo electrónico puede variar en función de varios factores, pero comprender el proceso general puede ayudar a establecer expectativas.
Por lo general, el calentamiento del dominio es un proceso gradual que lleva varias semanas, y el objetivo es construir una reputación sólida sin abrumar a los proveedores de servicios de correo electrónico.
Calendario general para el calentamiento del dominio de correo electrónico
Una vez más, esto puede variar en función de factores como el tipo de SaaS, el nivel de competencia, etc. Pero aquí tienes una idea general para empezar:
- Configuración inicial (0-3 días): Se trata principalmente de aspectos técnicos, como conectar el dominio de correo electrónico a tu herramienta de marketing por correo electrónico, si la hay. Los registros de autenticación de correo electrónico (SPF, DKIM, DMARC) también deben configurarse correctamente durante este paso para garantizar que todo esté en su sitio.
- Calentamiento de bajo volumen (1-2 semanas): Durante este paso, los especialistas en marketing comienzan a enviar un pequeño número de correos electrónicos (10-50 al día) para calentar el dominio. El objetivo es crear un compromiso constante y sostenible. Puede llevar más de dos semanas si el dominio es nuevo, si el negocio SaaS no tiene historial de actividad de correo electrónico o si las tasas de compromiso actuales están por debajo de la media.
- Aumento gradual (2-4 semanas): Consiste en aumentar gradualmente el volumen hasta 100-300 correos electrónicos al día, prestando mucha atención a las tasas de interacción y realizando los ajustes necesarios.
- Volumen completo (4-6 semanas): Una vez que la reputación del dominio es bastante sólida, los especialistas en marketing pueden aumentar el volumen de envío hasta el máximo. El proceso de calentamiento debe estar completo y tus correos electrónicos deben llegar a las bandejas de entrada cuando ejecutes tus campañas.
El equipo de investigación de Warmy publicó un informe sobre un experimento que llevaron a cabo. Su objetivo era determinar las mejores prácticas para optimizar la reputación del dominio y garantizar altas tasas de entrega. Puedes acceder al informe completo aquí: La ciencia y el proceso de calentamiento de los dominios de correo electrónico recién creados.
¿Tienes curiosidad por saber dónde están llegando tus correos electrónicos ahora? Usa la prueba de entregabilidad de correo electrónico.
Factores que afectan la duración del calentamiento
La entregabilidad del correo electrónico tiene múltiples capas y los siguientes factores pueden influir en la duración del calentamiento:
- Antigüedad del dominio: Los dominios más nuevos suelen requerir un periodo de calentamiento más largo, ya que aún no tienen reputación.
- Historial de envíos: Los dominios con un historial de envíos limpio pueden calentarse más rápido. Pero si ha habido problemas de entregabilidad en el pasado, puede que se tarde más en recuperar la confianza.
- Tasas de interacción: Los dominios que tienen tasas de apertura y de interacción bastante altas pueden no necesitar un proceso de calentamiento tan largo. Por otro lado, una baja interacción puede alargar el plazo.
- Frecuencia de envío de correos electrónicos: Los dominios que solo envían unos pocos correos electrónicos cada varios meses deben tomarse un tiempo para aumentar gradualmente su frecuencia de envío. Enviar campañas de correo electrónico masivo de inmediato puede retrasar el proceso.
- Ciclos de ventas: Las empresas de SaaS con ciclos de ventas más largos pueden necesitar un calentamiento más gradual para evitar enviar demasiados correos electrónicos demasiado rápido. Esto podría abrumar a los clientes potenciales y activar los filtros de spam.
- Ofertas de productos: También depende de lo complicado o único que sea el nicho de tu producto SaaS. Si te diriges a un público muy específico, puede que tardes más en ver los resultados de la interacción, lo que requiere un aumento más lento del volumen de envío.
¿Qué ocurre cuando se envían muchos correos electrónicos demasiado rápido?
Precipitarse en el envío de correos electrónicos masivos puede afectar la capacidad de entrega de tus correos electrónicos a largo plazo:
- Los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) son menos propensos a confiar en un dominio que de repente comienza a enviar un gran volumen de correos electrónicos de la nada.
- Cuando los ESP detectan un volumen de tráfico de correo electrónico extrañamente alto, pueden marcar el dominio o incluirlo en la lista negra. Una vez que un dominio está en la lista negra, resulta muy difícil restaurar su reputación, lo que afecta a todos los esfuerzos de divulgación futuros.
- Los ESP utilizan algoritmos para detectar comportamientos de envío anormales. Si un dominio envía de repente correos electrónicos masivos, es más probable que los siguientes correos electrónicos terminen en la carpeta de spam o en la pestaña de promociones en lugar de en la bandeja de entrada.
- Aumentar demasiado rápido puede generar desinterés e insatisfacción entre los destinatarios. Si tus correos electrónicos se consideran irrelevantes o molestos, esto puede dar lugar a bajas tasas de apertura, bajas tasas de clics y altas tasas de cancelación de suscripciones.
Cómo escalar gradualmente el volumen de envío de correos electrónicos para las empresas SaaS
1. Empieza con un volumen bajo y aumenta gradualmente
Sí, lento y constante se gana la carrera, es decir, la carrera de calentamiento. Arranca enviando solo unos pocos correos electrónicos cada día y aumenta el volumen solo a medida que tu dominio gane una reputación positiva.
Este aumento gradual ayuda a evitar sobrecargar a los ESP o a los destinatarios, lo que podría provocar problemas de entrega.
Frecuencia y aumentos de volumen ideales:
- Empieza poco a poco (10-50 correos electrónicos al día): Empieza con un número reducido de correos electrónicos y céntrate en conseguir un alto nivel de interacción.
- Aumenta lentamente (50-100 correos electrónicos al día): Después de una semana, aumenta gradualmente el volumen entre un 10 % y un 20 % al día. Esto evita que los ESP marquen tu comportamiento.
- Ve a todo volumen (300-500 correos electrónicos al día): Luego de unas 3-4 semanas, puedes aumentar tu volumen de envío, pero solo si has obtenido una buena interacción de forma constante.
2. Supervisa la interacción y ajusta el volumen
A medida que aumenta el volumen, realiza un seguimiento de las métricas clave de interacción, como las tasas de apertura, las tasas de clics y las respuestas. Estas cifras te ayudarán a evaluar cómo está progresando tu proceso de calentamiento.
- Si la interacción comienza a disminuir, reduce el volumen de envío y reevalúa tu estrategia.
- Si la interacción mejora, no dudes en tomarlo como una señal para seguir adelante hasta alcanzar el volumen de envío óptimo.
Consejo adicional: La prueba gratuita de entregabilidad de correos electrónicos de Warmy se puede utilizar para comprobar tu ubicación actual en la bandeja de entrada de varios proveedores de servicios.
3. Segmenta tu audiencia para un calentamiento específico
Las campañas segmentadas generan un aumento del 760 % en los ingresos. Además, el 24 % de los especialistas en marketing por correo electrónico que implementan la segmentación de listas observan un aumento en los clientes potenciales de ventas.
Este proceso permite a las empresas de SaaS dirigirse a destinatarios más relevantes con sus correos electrónicos de calentamiento.
Al enviar correos electrónicos a aquellos que son más propensos a interactuar, aumentas la probabilidad de una interacción positiva, lo que puede ayudar a acelerar el proceso de calentamiento.
4. Utiliza listas de correo electrónico de alta calidad
El uso de una lista de correo electrónico de alta calidad es crucial para un calentamiento exitoso. Evita enviar correos electrónicos a direcciones no válidas u obsoletas, ya que esto puede provocar altas tasas de rebote y tener un impacto negativo en tu reputación como remitente. Acostúmbrate a limpiar tus listas con regularidad.
Consejo adicional: Las listas semilla de Warmy contienen direcciones de correo electrónico auténticas que también proporcionan una interacción real. Tus correos electrónicos se abren, se desplazan, se hacen clic y se responden. Si hay correos electrónicos que llegan a la carpeta de spam, se eliminan y se marcan como importantes para que los ESP sepan que eres creíble.
5. Personaliza tu enfoque en función de tu ciclo de ventas
Cada empresa de SaaS tiene un ciclo de ventas único, y debes tenerlo en cuenta durante tu proceso de calentamiento. Si tienes un ciclo de ventas más largo, es posible que desees escalar el volumen de envío de correos electrónicos más lentamente.
Para las empresas con ciclos de ventas más cortos, puede ser necesario un escalado más rápido para cumplir los objetivos de la campaña.
Funciones de Warmy.io que pueden ayudarte con el calentamiento del dominio de correo electrónico
Warmy ofrece una gama de herramientas diseñadas para simplificar y acelerar el proceso de calentamiento de tu dominio de correo electrónico.
Veamos cómo Warmy puede ayudarte:
Calentamiento automatizado que se puede adaptar a tus preferencias
El calentamiento basado en IA de Warmy aumenta gradualmente tu volumen de envío de correos electrónicos sin perder de vista la interacción.
Gracias a la nueva función de preferencias de calentamiento, también puedes personalizar la distribución del calentamiento entre los proveedores, así como el patrón de interacción que deseas simular (B2B frente a B2C).
Listas semilla para una interacción de calidad
Las listas semilla de Warmy son una potente función que contiene una serie de direcciones de correo electrónico auténticas que se utilizan para comprobar la capacidad de entrega y supervisar el rendimiento de tus correos electrónicos en diferentes bandejas de entrada.
Las semillas no solo abren tus correos electrónicos, sino que también hacen clic, se desplazan e interactúan con ellos. Estas acciones envían señales constantes a los ESP de que eres de confianza.
Aunque realizar un calentamiento manual correctamente también te llevará a un buen lugar, el uso de las listas semilla de Warmy te ahorrará tiempo. ¿Cómo? Porque tienes garantizada la calidad de las semillas y no necesitas dedicar tiempo extra a comprobar y limpiar tus listas.
Generadores gratuitos de registros SPF y DMARC
Configurar correctamente los registros SPF y DMARC es esencial para garantizar que tus correos electrónicos se autentiquen y no se etiqueten como sospechosos.
Warmy proporciona generadores gratuitos de registros SPF y DMARC que te guían a través del proceso, ayudándote a establecer los protocolos de seguridad necesarios para tu dominio con el fin de mejorar la capacidad de entrega y prevenir intentos de suplantación de identidad o phishing.
Verificador de plantillas y extensión de Chrome correspondiente
El verificador de plantillas es una potente herramienta que analiza el contenido de tus correos electrónicos para garantizar que no contengan elementos que puedan activar los filtros de spam.
Este verificador proporciona comentarios sobre las líneas de asunto, el contenido y la estructura. La extensión de Chrome de Warmy hace que este proceso sea aún más accesible, ya que te permite comprobar tus plantillas de correo electrónico directamente en tu navegador antes de enviarlas.
Panel de salud del dominio para mantenerte informado
Por último, el panel de salud del dominio de Warmy proporciona información en tiempo real sobre el estado de tu dominio. Esto incluye la supervisión de las listas negras, la comprobación de la configuración del DNS y el seguimiento de la reputación general del correo electrónico.
Esta función te ayuda a adelantarte a cualquier problema que pueda afectar tu capacidad de entrega, lo que te permite tomar medidas correctivas antes de que surjan los problemas.
Esto ahorra mucho tiempo a las empresas SaaS, ya que proporciona toda esta información en una sola plataforma, en lugar de que los remitentes tengan que extraer manualmente los números de su herramienta de marketing por correo electrónico.
Aunque el calentamiento siempre lleva tiempo, el panel de salud del dominio sin duda ayuda a acelerarlo.
Un calentamiento adecuado lleva tiempo, pero Warmy puede hacerlo por ti
Aunque es tentador acelerar el proceso de calentamiento, las prisas pueden dañar la reputación de tu dominio y obstaculizar la capacidad de entrega de tus correos electrónicos a largo plazo.
La paciencia es clave para garantizar que tus correos electrónicos lleguen a la bandeja de entrada y mantengan un alto nivel de compromiso.
Con las herramientas automatizadas y las funciones expertas de Warmy, puedes calentar gradualmente tu dominio con confianza, lo que permitirá que tus esfuerzos de divulgación tengan éxito sin comprometer la capacidad de entrega.
¿Estás listo para ver cómo Warmy puede optimizar tu proceso de calentamiento de correo electrónico? Reserva una demostración hoy mismo y empieza a optimizar la capacidad de entrega de tu correo electrónico para obtener mejores resultados.
También ofrecemos una prueba gratuita (sin necesidad de tarjeta de crédito) durante 7 días para que puedas probarlo tú mismo.
FAQ
¿Cuánto tiempo se tarda en calentar completamente un dominio de correo electrónico para empresas SaaS?
Por lo general, el proceso de calentamiento del dominio de correo electrónico tarda entre 4 y 6 semanas en completarse.
Esto incluye un periodo de configuración inicial (0-3 días), un calentamiento de bajo volumen (1-2 semanas comenzando con 10-50 correos electrónicos al día), un aumento gradual (2-4 semanas escalando a 100-300 correos electrónicos al día) y, finalmente, alcanzar el volumen completo (300-500 correos electrónicos al día).
Sin embargo, el plazo exacto puede variar en función de factores como la antigüedad del dominio, el historial de envíos y las tasas de interacción.
¿Qué ocurre si envías muchos correos electrónicos demasiado rápido sin calentar el dominio?
Apresurar el proceso de calentamiento puede dañar gravemente la capacidad de entrega de tus correos electrónicos.
Los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) pueden marcar o incluir en la lista negra tu dominio si detectan un volumen de correo electrónico anormalmente alto procedente de un nuevo remitente.
Una vez incluido en la lista negra, es muy difícil restaurar tu reputación. Tus correos electrónicos también son más propensos a acabar en las carpetas de spam, y puedes experimentar altas tasas de cancelación de suscripciones y un bajo compromiso por parte de los destinatarios.
¿Necesito calentar mi dominio si ya tengo una dirección de correo electrónico establecida?
Depende de tu historial de envíos. Si tu dominio tiene un historial de envíos limpio con una actividad de correo electrónico constante, es posible que puedas calentarlo más rápidamente.
Sin embargo, si el dominio ha estado infrautilizado (solo se envían unos pocos correos electrónicos cada pocos meses) o ha tenido problemas de entrega anteriormente, tendrás que aumentar gradualmente la frecuencia de envío para recuperar la confianza de los ESP.
¿Qué configuración técnica se requiere antes de iniciar el proceso de calentamiento?
Antes de calentar tu dominio, debes configurar los registros de autenticación de correo electrónico, incluidos SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) y DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance).
Estos protocolos verifican que tus correos electrónicos son legítimos y ayudan a evitar que sean marcados como sospechosos o como spam.
