Para muchos, la tarea diaria de revisar una pila de correos electrónicos, que van desde intercambio de mensajes relacionados con el trabajo hasta ofertas promocionales, puede ser una experiencia abrumadora.
El gran volumen de correos electrónicos hace que sea muy fácil que los mensajes esenciales se pierdan entre el resto, lo que lleva a oportunidades perdidas y a un aumento del estrés.
Aquà entra en escena el etiquetado de correos electrónicos, una solución sencilla pero potente para poner orden en ese caos digital. Al aprovechar el poder de las etiquetas, los usuarios pueden clasificar, priorizar y navegar por sus bandejas de entrada.
En esta guÃa descubrirás cómo el etiquetado de correos puede ayudarte a organizar tu bandeja de entrada de manera más sencilla y práctica.
Te mostraremos herramientas y consejos útiles para que gestionar tus mensajes deje de ser una tarea pesada y se convierta en un hábito que te ahorre tiempo y te dé más control sobre tus comunicaciones.
¿Qué es el etiquetado de correos electrónicos?
El etiquetado de correos electrónicos es como poner notas adhesivas de colores en tus correos electrónicos. Imagina tu bandeja de entrada como un gran tablero en el que se fijan todos tus correos.Â
Ahora bien, si utilizas una nota adhesiva de un color especÃfico (o «etiqueta») para todos los correos electrónicos relacionados con el trabajo y otra de color diferente para los personales, sabrás de un vistazo cuáles son cuáles.
Esa es la magia del etiquetado de correos electrónicos: ayuda a categorizarlos para que puedas encontrar lo que necesitas más rápidamente.
Diferencia entre etiquetas y carpetas
Es posible que también hayas oÃdo hablar de las etiquetas y las carpetas y te preguntes: «¿No son todas iguales?». Bueno, no exactamente.
- Etiquetas. Piensa en ellas como esas notas adhesivas de las que acabamos de hablar. Puedes poner varias etiquetas en un solo correo electrónico. Por ejemplo, un correo electrónico sobre un almuerzo corporativo podrÃa etiquetarse como «trabajo» y «eventos».
- Rótulo. Son un poco más formales que las etiquetas. Siguiendo con la analogÃa del tablero, los rótulos son como colocar tus correos electrónicos en diferentes secciones del tablero. Un correo electrónico puede estar en una sección (o tener una etiqueta) a la vez, aunque algunas plataformas de correo electrónico permiten añadir varias etiquetas.
- Carpetas. Aquà es donde hay mayor organización. Las carpetas son como cajones en un archivador. Una vez que colocas un correo electrónico en una carpeta, se mueve de tu bandeja de entrada principal a ese cajón especÃfico. Es una excelente manera de almacenar correos electrónicos que no necesitas ver a diario, pero que deseas conservar.
En resumen, las etiquetas son como recordatorios de colores que ayudan a agrupar tus correos electrónicos en tu bandeja de entrada, mientras que las carpetas los almacenan.
Sea cual sea el método que elijas, el objetivo es tener una bandeja de entrada limpia y organizada, en la que puedas encontrar lo que necesitas sin estrés.
Situaciones en las que el etiquetado de correos electrónicos marca la diferencia
- Planificación de eventos. ¿Estás organizando la fiesta de bienvenida al bebé de tu hermana? Etiqueta los correos electrónicos relacionados para llevar un registro de las confirmaciones de asistencia, las ideas de decoración y los presupuestos del catering, todo en un solo lugar.
- Gestión de proyectos de trabajo. ¿Trabajas en un gran proyecto con montones de correos electrónicos de ida y vuelta? Las etiquetas pueden ayudarte a separar los comentarios de los borradores o a separar las diferentes etapas del proyecto. Los equipos de ventas experimentan un flujo de trabajo similar cuando utilizan software de ventas con IA, donde las etiquetas ayudan a categorizar las conversaciones de los clientes potenciales, los socios y los clientes activos.
- Gestión de la vida diaria. Facturas, citas, novedades familiares… La vida nos depara muchas cosas. Etiquetas como «Facturas», «Citas» o «Familia» pueden ayudarte a compaginarlo todo.
- Planificación de viajes. Desde reservas de hotel hasta sugerencias turÃsticas, etiqueta tus correos electrónicos de viaje para que tu viaje sea tan fluido como tu vuelo.
- Compras online. Realiza un seguimiento de las confirmaciones de pedidos, las actualizaciones de envÃos y las alertas de rebajas con etiquetas como «Compras», «EnvÃos» o «Lista de deseos».
Cómo empezar a etiquetar correos electrónicos
Elige un cliente de correo electrónico que admita el etiquetado
Antes de empezar, necesitas las herramientas adecuadas. No todos los clientes de correo electrónico admiten el etiquetado, pero muchos de los más populares sà lo hacen.
Aquà tienes algunas recomendaciones:
- Gmail. El servicio de correo electrónico de Google es el favorito de muchos, y por una buena razón. Ofrece «etiquetas» que puedes categorizar y codificar por colores a tu antojo.
- Outlook. El cliente de correo electrónico de Microsoft también admite el etiquetado, conocido aquà como «categorÃas». Son coloridas y se pueden aplicar a correos electrónicos, elementos del calendario y contactos.
- Thunderbird. Este cliente de correo electrónico gratuito y de código abierto tiene un sólido sistema de etiquetado. Viene con algunas etiquetas predeterminadas, pero te da la libertad de crear las tuyas.
- Apple Mail. Si estás en el ecosistema de Apple, Apple Mail ofrece una función de etiquetado con «marcadores» de diferentes colores.
Nota: Al elegir, ten en cuenta también otros factores, como la interfaz, las capacidades de integración, el almacenamiento y si se ajusta a tus otras necesidades.
Pasos básicos para crear y aplicar etiquetas
- Abre tu cliente de correo electrónico. Ya sea en una aplicación de escritorio, una aplicación móvil o un navegador web, empieza por abrir el servicio de correo electrónico que hayas elegido.
- Ve a Configuración o Preferencias. La mayorÃa de los clientes de correo electrónico tienen la opción de etiquetado o clasificación en su sección de configuración o preferencias.
- Busca la sección Etiquetas. Una vez en la configuración, busca la opción «etiquetas» o «categorÃas».
- Crea una nueva etiqueta. Por lo general, hay un signo «+» o una opción que dice «Nueva etiqueta» o «Añadir etiqueta». Haz clic en ella.
- Ponle un nombre a tu etiqueta. Piensa en algo descriptivo. Por ejemplo, «Trabajo», «Personal», «Urgente» o «Leer más tarde».
- Elige un color (si está disponible). Esto es opcional, pero puede ayudar a identificar fácilmente el tipo de correo electrónico de un vistazo.
- Aplica la etiqueta. Vuelve a tu bandeja de entrada, selecciona el correo electrónico que deseas etiquetar y, a continuación, elige la etiqueta o etiqueta adecuada entre las opciones. Algunos clientes de correo electrónico permiten arrastrar y soltar.
Prácticas recomendadas para crear etiquetas
Las etiquetas pueden ser un salvavidas, pero si se utilizan de forma aleatoria, pueden acabar siendo más confusas que no utilizar ninguna.Â
Etiquetas generales frente a especÃficas
- Etiquetas generales: Son categorÃas amplias como «Trabajo», «Personal», «Facturas», etc. Ayudan a reducir el tipo de correos electrónicos que estás buscando.
- Etiquetas especÃficas: Estas son más detalladas, como «Proyecto X», «Vacaciones familiares» o «Suscripción al gimnasio». Son útiles cuando tienes muchos correos electrónicos relacionados con un tema o proyecto en particular.
Consejo: Empieza con etiquetas generales y luego ve especificando según sea necesario. Este enfoque por capas ayuda a navegar fácilmente.
Uso de códigos de colores y sÃmbolos
- Codificación por colores: Asignar diferentes colores a diferentes etiquetas puede facilitar mucho la identificación. Por ejemplo, utiliza el rojo para «Urgente», el verde para «Trabajo» y el azul para «Personal».
- SÃmbolos: Algunas personas añaden sÃmbolos al principio para destacar determinadas etiquetas o agrupar etiquetas similares. Por ejemplo, «★ Importante» o «# Proyecto X».
Evita la sobrecarga de etiquetas
– Menos es más. Si tienes una etiqueta para cada pequeño aspecto, acabarás abrumado.
– Combina etiquetas similares. En lugar de tener «facturas», «recibos» y «pagos», puedes utilizar «Finanzas» o dividirlo en «Entrantes» y «Salientes».
– Revisa periódicamente. A medida que cambian tus prioridades, algunas etiquetas pueden quedar obsoletas. No tengas miedo de modificarlas o eliminarlas.
7 ideas para utilizar etiquetas en tu marketing por correo electrónico (con ejemplos)
Aprovechar el poder de las etiquetas no es solo para tu bandeja de entrada personal, sino que también es una gran ventaja para el marketing por correo electrónico. A continuación te explicamos cómo:
1. Segmentación de clientes
– Ejemplo: Etiqueta a los clientes en función de su comportamiento de compra, como «Clientes habituales» o «Compradores primerizos».
2. Interés por el producto
– Ejemplo: Si vendes varios productos, etiqueta a los suscriptores que han hecho clic en enlaces de productos especÃficos, como «Interesado en zapatillas deportivas» o «Ha consultado la colección de invierno».
3. Nivel de interacción
– Ejemplo: «Lectores activos» para aquellos que abren y leen tus correos electrónicos de forma constante, frente a «Inactivos» para aquellos que llevan tiempo sin interactuar.
4. Comentarios y respuestas a encuestas
– Ejemplo: Etiqueta a quienes han rellenado un formulario de comentarios como «Ha enviado comentarios» o a quienes han participado en una encuesta como «Ha votado en la encuesta de junio».
5. Asistencia a eventos
– Ejemplo: Etiqueta a quienes han asistido a un seminario web o al lanzamiento de un producto como «Asistentes al seminario web» o «Evento de lanzamiento».
6. Fuente de suscripción
– Ejemplo: ¿Se suscribieron a través de una campaña en redes sociales, una ventana emergente en un sitio web o un evento? Puedes añadir categorÃas como «Desde Instagram» o «Suscritos en la Expo».
7. Ubicación geográfica
– Ejemplo: Esto ayuda a enviar correos electrónicos especÃficos basados en eventos u ofertas especÃficas de cada región. Emplea etiquetas como «Suscriptores de Madrid» o «Ciudad de México».
Técnicas avanzadas de etiquetado para principiantes entusiastas
¿Listo para mejorar tus habilidades de etiquetado de correos electrónicos? Una vez que domines los conceptos básicos, estas estrategias avanzadas te ayudarán a maximizar el potencial de tus etiquetas, transformando tu bandeja de entrada en una potente herramienta de organización.
Automatización del etiquetado mediante reglas o filtros
En lugar de etiquetar manualmente cada correo electrónico, configura reglas que apliquen automáticamente etiquetas basadas en ciertos criterios, como el remitente o las palabras clave del asunto.
Cómo hacerlo:
– En la mayorÃa de los clientes de correo electrónico, ve a Configuración o Filtros.
– Crea una nueva regla. Por ejemplo, etiqueta todos los correos electrónicos de «jefe@trabajo.com» con «Urgente» o los correos electrónicos con «Factura» en el asunto como «Financiero».
– Guarda y deja que la magia se produzca automáticamente.
Integración de etiquetas con otras herramientas de productividad
Al sincronizar las etiquetas de tu correo electrónico con otras herramientas, puedes crear un flujo de trabajo de productividad sin fisuras. Por ejemplo, los correos electrónicos etiquetados como «Tareas pendientes» pueden crear automáticamente tareas en tu aplicación de gestión de tareas favorita.
Cómo hacerlo:
– Usa servicios como Zapier o Integromat, que conectan diferentes aplicaciones y permiten flujos de trabajo automatizados.
– Configura un «Zap» o «Escenario» en el que, por ejemplo, cada correo electrónico etiquetado como «Reunión» en Gmail sea capaz de crear un nuevo evento en tu Google Calendar.
Revisión y limpieza periódicas
– Cada dos meses, revisa tu lista de etiquetas.
– Fusiona las similares, elimina las que rara vez se utilizan y crea otras nuevas si surge un tema recurrente.
– Recuerda que el objetivo es mantener un sistema organizado que sea fácil de navegar, no acumular tantas etiquetas como sea posible.
Errores comunes y cómo evitarlos
Uno de los errores más comunes es etiquetar en exceso los correos electrónicos. Aunque al principio pueda parecer una buena idea crear una etiqueta para cada pequeña categorÃa, esto puede dar lugar a un sistema de etiquetado abrumador y desordenado. En lugar de claridad, acabas con confusión. ¿La solución? Pregúntate siempre si una nueva etiqueta añade valor o si es algo que puede incluirse en una etiqueta existente más amplia.
Otro error común es ser inconsistente con las etiquetas. Por ejemplo, puedes estar etiquetando algunos correos electrónicos del trabajo como «Oficina», mientras que otros los filtras como «Trabajo» o «Empleo». Esta inconsistencia puede frustrar el propósito del etiquetado y dificultar la localización de los correos electrónicos en el futuro.Â
La solución es sencilla: decide un conjunto de etiquetas estándar y utilÃzalas siempre. También puede ser útil tener una breve nota o una lista que describa la finalidad de cada etiqueta, sobre todo al principio.
Por último, crear un sistema de etiquetado y luego descuidar su mantenimiento y revisión es una trampa en la que caen muchos. Tus prioridades, proyectos e intereses pueden evolucionar, y tu sistema de etiquetado debe reflejarlo.Â
Al revisar y ajustar periódicamente tus etiquetas, te aseguras de que sigan siendo relevantes y continúen cumpliendo su función. Piensa en ello como una limpieza de primavera de tu bandeja de entrada: un momento para eliminar lo que ya no necesitas e introducir lo que ahora es esencial.
📜 ArtÃculo relacionado:
◾ Descifrando el «problema local temporal 451» en el correo electrónico: Causas y soluciones
FAQ
¿En qué se diferencia el etiquetado de las carpetas?
Aunque ambos métodos ayudan a organizar, las etiquetas son más versátiles. Un correo electrónico puede tener varias etiquetas (por ejemplo, «Trabajo» o «Urgente»), mientras que normalmente se encuentra en una sola carpeta. Piensa en las etiquetas como etiquetas flexibles, en tanto que las carpetas son ubicaciones especÃficas.
¿Todos los clientes de correo electrónico admiten el etiquetado?
La mayorÃa de los clientes de correo electrónico modernos, como Gmail, Outlook y Apple Mail, admiten el etiquetado (a menudo denominado «etiquetas» en algunos clientes).
Sin embargo, las caracterÃsticas y la implementación exactas pueden variar. Comprueba siempre las especificaciones de tu servicio de correo electrónico.
¿Puedo utilizar tanto etiquetas como carpetas?
Por supuesto. La combinación de ambas cosas puede crear un sistema de organización más estructurado. Por ejemplo, te conviene guardar todos los correos electrónicos relacionados con el trabajo en una carpeta llamada «Trabajo» y clasificarlos posteriormente utilizando etiquetas como «Proyectos» o «Reuniones».
¿Cuántas etiquetas debo tener?
Es esencial encontrar un equilibrio. Aunque es tentador crear una etiqueta para todo, tener demasiadas puede generar confusión. Empieza con categorÃas más amplias y crea etiquetas más especÃficas a medida que surja la necesidad.
¿Hay alguna forma de automatizar el proceso de etiquetado de correos electrónicos?
SÃ, muchos clientes de correo electrónico permiten configurar reglas o filtros que asignan etiquetas automáticamente en función de criterios especÃficos, como la dirección del remitente o las palabras clave en el asunto o el cuerpo del correo electrónico.
¿Puedo utilizar el etiquetado para el marketing por correo electrónico?
El etiquetado es una herramienta muy útil en el marketing por correo electrónico para segmentar audiencias, realizar un seguimiento del interés por los productos, medir los niveles de compromiso y más. Ayuda a enviar contenido más especÃfico y relevante a los suscriptores.
¿Son lo mismo las etiquetas y los hashtags?
No exactamente. Aunque ambas son herramientas de categorización, las «etiquetas» en los correos electrónicos ayudan a organizar y recuperar los correos, mientras que los «hashtags» en plataformas como las redes sociales categorizan el contenido para mejorar su visibilidad por parte de los usuarios.
![Text on a white and orange gradient background reads: smtp error 450 4.1.1—How to Fix It [SOLVED] in bold black and red font.](https://warmy-blog-wordpress-bucket.s3.amazonaws.com/wp-content/uploads/2026/01/06135820/SMTP-450-4.1.1.webp)
